Guida all'utilizzo ddi Google Workspace
Guida all'utilizzo della piattaforma Google Workspace dell'Istituto Comprensivo Perco
Premessa
La presente Guida descrive le funzionalità messe a disposizione dalla piattaforma Google Workspace, secondo le modalità e le limitazioni specifiche introdotte dall’Istituto Comprensivo Perco.
Google Workspace è un Servizio Informatico messo a disposizione da Google che agisce rispetto all’utente in qualità di Titolare autonomo ai sensi GDPR. Pertanto, al primo accesso, l’utente verrà invitato a prendere visione delle clausole relative alla privacy.
Google Workspace consente di utilizzare la rete internet ed il Cloud Google per Comunicare, Archiviare e Collaborare tra i diversi membri dell’istituzione scolastica.
Per una descrizione approfondita ed esaustiva delle funzionalità di Google Workspace è possibile fare comunque riferimento alla documentazione messa a disposizione da Google al link di seguito riportato: https://gsuite.google.it/learning-center/
ACCESSO DEGLI UTENTI A GOOGLE WORKSPACE
Con la creazione di un account Google sulla piattaforma Google Workspace, cioè con la creazione di un utente di Workspace, si ottiene qualcosa in più di un account Google privato.
Dal punto di vista dell'utente, i vantaggi principali sono molteplici, ad esempio:
• lo spazio di archiviazione diventa illimitato;
• gli indirizzi di posta elettronica sono creati su un dominio personalizzato (@icperco.edu.it) e non su gmail.com;
• è possibile richiedere la conferma di lettura quando si invia un messaggio;
• si ha accesso ad applicazioni specifiche per la scuola;
• si può comunicare, condividere e collaborare all’interno del dominio, rimanendo protetto dal resto della rete internet.
Le utenze dell’I.C. Perco sono create con il seguente criterio:
nome.cognome@icperco.edu.it (per i docenti)
cognome.nome@icperco.edu.it (per gli studenti)
Per gli utenti con nomi e cognomi doppi o tripli l’indirizzo email è formato da
nome1nome2nome3.cognome1cognome2@icperco.edu.it e sono stati eliminati apostrofi e accenti.
Tutte le utenze dell’I.C. Perco sono raggruppate in unità organizzative per poter gestire le modalità di accesso alle componenti di Google Workspace. L’unità organizzativa va vista come un elemento all’interno di una scala gerarchica, dove ciascuno di essi ha il proprio livello e, di conseguenza, i propri privilegi ed autorizzazioni.
Questo tipo di struttura consente la costituzione di gruppi di lavoro; ad ogni utente vengono attribuiti determinati livelli, in modo da distribuire incarichi e competenze, in base al ruolo assegnato (es.: Amministratore, docente, studente) all’interno del gruppo.
L’Amministratore, con un livello superiore a tutti, ha il controllo della configurazione di Google Workspace avendo la possibilità di creare, modificare e eliminare nuovi utenti e/o contenuti. Ad un livello inferiore, è costituita l’unità organizzativa docenti, i quali possono, eventualmente, creare, modificare o eliminare soltanto determinati contenuti e/o determinati utenti (es.: i propri account alunno in Google Classroom). Infine, l'unità organizzative degli studenti, ai quali è dato accesso solo ad alcune componenti di Google Workspace.
Le componenti di Google Workspace adottate dall’IC Perco
Le componenti di Google Workspace, cioè le applicazioni che possono essere utilizzate con Google Workspace si dividono in tre categorie:
• Componenti di Comunicazione
Sono quelle applicazioni che consentono di comunicare tra utenti appartenenti all’IC Perco e/o esterni. Per gli studenti la comunicazione è limitata ai soli membri del Dominio ed all’utilizzo della email, mentre i docenti possono comunicare sia all’interno che all’esterno del Dominio avendo sempre l’accortezza di utilizzare questi canali per fini didattici e amministrativi inerenti al proprio ruolo istituzionale.
• Componenti di Archiviazione
Sono quelle applicazioni che consentono di archiviare i contenuti creati, ricevuti da altri o trovati in rete, per poterli condividere e utilizzare per fini didattici.
• Componenti di Collaborazione
Sono quelle applicazioni che consentono di produrre contenuti individualmente, oppure in collaborazione e di condividerli all’interno e/o all’esterno del Dominio.
Componenti di Comunicazione
L’utilizzo degli strumenti informatici dedicati alla comunicazione oggi è già estremamente diffuso tra docenti e studenti, però l’utilizzo delle componenti di comunicazione messe a disposizione da Google Workspace offre alcune funzionalità in più che lo rendono interessante in particolare per i docenti.
Per esempio, l’uso della posta di Google Workspace consente di avere la conferma di lettura, oppure l’uso delle chat di Google Workspace (Hangouts) consentono di condividere video e documenti sui quali lavorare contemporaneamente riducendo la necessità di essere nello stesso luogo per confrontarsi.
GMail - Posta
La casella di posta elettronica è da pensare come uno strumento di comunicazione tra docenti, studenti ed all’esterno con i genitori e le altre organizzazioni scolastiche o lavorative che collaborano nella azione didattica, tenendo presente che le
comunicazioni ufficiali (convocazioni genitori, pagelle, note disciplinari, voti, ecc…) devono necessariamente passare solo attraverso i canali istituzionali (Registro elettronico ClasseViva).
Per queste ragioni le modalità d’utilizzo della posta elettronica è differenziato tra Docenti e Studenti:
Si precisa che gli Studenti possono ricevere ed inviare email all’interno del Dominio, solo ed esclusivamente per motivi didattici con i loro insegnanti. Essendo i nostri studenti minorenni, si precisa ancora una volta che la responsabilità è del genitore, come già richiamato in sede d’introduzione nella Netiquette.
Nella comunicazione all’interno del Dominio, essendo Gmail anche perfettamente integrato con Google Drive, si possono selezionare file e cartelle da allegare e condividere con i destinatari interni. Generalmente non si tratta di veri e propri allegati, ma di link (indirizzi di collegamento al file) che aprono direttamente il file o la cartella all'interno di Google Drive. In questo modo tutti accedono allo stesso contenuto, senza creare duplicati.
Inoltre, la posta elettronica messa a disposizione dal Servizio (a differenza di un account privato Gmail) rende possibile richiedere la conferma di lettura quando si invia un messaggio.
Nell’ambito della posta elettronica è inserita la componente Contatti che consente di organizzare i propri contatti raggruppando insiemi di indirizzi sotto una stessa etichetta.
Calendar
La componente Calendar di Gsuite ha potenzialmente una grande utilità, ma si considera una duplicazione rispetto a quanto già messo in atto per la programmazione delle attività d’istituto. Per evitare duplicazioni e proliferazioni di calendari alternativi a quello ufficiale presente sul sito della scuola, è necessario che di quest’applicazione si faccia solo un uso personale. Pertanto agli utenti è richiesto di non utilizzare calendari condivisi.
Hangouts Meet
La piattaforma Google integra uno strumento molto sofisticato per la gestione di chat e audio/video conferenze. Oltre a supportare la chat testuale, le conversazioni in voce e la videoconferenza, Hangouts Meet ha una caratteristica che lo rende particolarmente prezioso: durante un collegamento è possibile lavorare in contemporanea su un documento di Drive, vedere un video di YouTube o condividere l'ambiente di lavoro di molte altre applicazioni. E' utilizzato per lezioni a distanza in modalità sincrona e per riunioni virtuali, senza le complicazioni e gli oneri degli incontri di coordinamento in presenza che, in momenti di emergenza sanitaria, potrebbero essere impediti. Google Hangouts è un vero e proprio ambiente di lavoro collaborativo sincrono, che si integra perfettamente con gli strumenti asincroni presenti nelle altre applicazioni.
Componenti di Archiviazione
Drive
La componente Drive è anzitutto uno spazio di archiviazione residente nel cloud di Google e quindi sempre a disposizione, purché sia presente una connessione a Internet. In questo spazio ciascun utente di GSuite può caricare e organizzare qualsiasi genere di contenuto digitale. Si ricorda che la responsabilità su quanto viene pubblicato ed utilizzato in Drive
ricade sempre sui genitori e docenti.
File e cartelle possono essere condivisi con altri utenti interni e/o esterni al Dominio,
concedendo o meno il permesso di modificarne il contenuto. Il Servizio offre uno spazio di archiviazione illimitato, ogni singolo utente può caricare tutti i dati di cui ha bisogno. Il limite massimo per le dimensioni di un singolo file è di 5 Terabyte.
Drive consente di archiviare documenti esclusivamente didattici che possono essere anche condivisi.
Accedendo all’applicazione Drive sulla sinistra dello schermo, sono elencate almeno 3 categorie di file:
File Personali (da intendere esclusivamente didattici): i file personali sono contenuti nella cartella “il mio Drive” che può essere strutturata da ciascuno utente in altre sotto cartelle secondo le proprie necessità. In particolare, per i docenti, una sottocartella creata automaticamente è quella dal nome “Classroom”: in questa sottocartella sono contenute tutte le cartelle dei corsi attivati come docente. Se si condivide un file e/o una cartella appare il simbolo della condivisione.
File Condivisi (da intendere esclusivamente didattici) e creati da altri: nella cartella “Condivisi con me” sono contenute le cartelle o i file condivisi da altri con l’intestatario dell’account.
File Cestinati: in questa cartella sono contenuti i file eliminati non ancora cancellati definitivamente.
I docenti possono condividere file didattici e cartelle con utenti all’esterno del Dominio mentre gli studenti possono condividere i file didattici e le cartelle solo con utenti del Dominio. Se un alunno dovesse avere la necessità di inviare materiale all’esterno della scuola dovrà farlo tramite un docente che se ne assumerà così la responsabilità (lo studente invierà il file al docente che provvederà ad inviarlo all’indirizzo esterno).
Componenti di Collaborazione
Classroom
Classroom è un ambiente di apprendimento online, sviluppato appositamente per il mondo della formazione, che è stato costantemente sviluppato e dotato di nuove funzioni. Può vantare un'interfaccia moderna e amichevole, un'eccellente esperienza d'uso anche sui dispositivi mobili e una perfetta integrazione con le altre applicazioni Google.
Nell’I.C. Perco le abilitazioni assegnate per l’utilizzo di Classroom sono differenziate tra docenti e studenti. Essendo i nostri studenti minorenni, si precisa ancora una volta che la responsabilità è del genitore, come già richiamato in sede d’introduzione nella Netiquette.
Ai Docenti sarà data la possibilità di creare corsi ed invitare membri del Dominio, agli Studenti sarà possibile solo partecipare a corsi creati dai Docenti.
Alla generazione del corso da parte del Docente, Google Workspace crea una cartella nella struttura personale di Drive del proprietario del corso, tutta la struttura di cartelle e file prodotti nel corso saranno inserite sotto la cartella classroom del Docente che ha creato il corso.
L’insegnante può invitare al corso Studenti e/o Docenti che avranno accesso alle lezioni del corso e potranno ricevere documenti delle lezioni e/o i compiti da svolgere. Tutta la documentazione del corso si troverà nella cartella condivisa sotto classroom.
Google Classroom, non è quindi una piattaforma di e-learning vera e propria, è semplicemente un’applicazione utile per:
• la gestione dei compiti (assegnazione, consegna, correzione, restituzione);
• la comunicazione tra studenti e tra insegnanti e studenti.
Per la gestione dei compiti, possiamo suddividere il flusso di lavoro con Classroom in quattro diversi passaggi:
1. L’insegnante assegna i compiti. Sono previsti diversi tipi di compiti: dai semplici testi da produrre, a domande a risposta aperta o chiusa oppure semplicemente la consultazione e lo studio dei materiali distribuiti. Ai compiti possono essere allegate varie tipologie di file (testo, foto, filmato, link). I compiti possono essere associati a una scadenza e assegnati a una o più classi.
2. Gli studenti consegnano i compiti. Gli studenti fanno i compiti e li restituiscono utilizzando l’applicazione web o l’app da cellulare. Possono consegnare i compiti anche allegando le foto fatte direttamente con gli smartphone.
3. L’insegnante corregge e valuta i compiti. Tutti i compiti consegnati dagli studenti vengono salvati automaticamente in Google Drive all’interno di cartelle ordinate in una struttura gerarchica. L’insegnante corregge i compiti e li valuta. La classe è un gruppo ristretto di persone entro il quale, per via della condivisione di finalità comuni (l’apprendimento ed il successo formativo), le informazioni del singolo possono essere anche conosciute dagli altri. L’arbitro di questo meccanismo è il docente che pubblica i compiti ed è sua la responsabilità della restituzione individuale.
4. Gli studenti vedono le correzioni e le valutazioni. Quando ricevono il compito corretto, gli studenti hanno nuovamente accesso ai loro file e possono vedere le correzioni fatte dall’insegnante e la valutazione (formativa) del lavoro svolto. Gli studenti possono anche correggere i propri compiti seguendo le indicazioni degli insegnanti.
Altre funzionalità di Classroom:
1. Creare discussioni. Nello stream del corso è possibile pubblicare annunci, coinvolgere gli studenti in discussioni basate su domande o spostare i temi importanti all'inizio dello stream.
2. Gestire le discussioni nel corso. Si controlla chi può pubblicare nello stream del corso e si può, se necessario, impedire a singoli studenti di aggiungere post o commenti.
3. Condividere contenuti. È possibile condividere su Classroom link, video e immagini da qualsiasi sito web con un solo clic mediante l'estensione Condividi in Classroom.
4. Trasferire contenuti negli schermi degli studenti. È possibile trasferire istantaneamente pagine web agli studenti di un corso con l'estensione Condividi in Classroom. Anche gli studenti possono condividere il proprio schermo con l'insegnante.
5. Comunicare con i tutori. Gli insegnanti nei domini di Google Workspace possono invitare i genitori e eventuali docenti di supporto interni alla Scuola a registrarsi per ricevere un riepilogo email in cui sono riportati i lavori futuri o mancanti dello studente. Ricevono inoltre le domande e gli annunci pubblicati dagli insegnanti nello stream del corso.
Documenti / Fogli / Presentazioni [Office di Google]
Anche Google ha il suo Office ed è interamente nel cloud. Si trova all'interno di Drive e utilizza dei tipi di file molto speciali. I dati risiedono sui server di Google e il programma che consente di modificarli viene caricato all'interno del browser.
Le funzioni disponibili sono più che sufficienti per l'uso normale all'interno di una scuola. In più troviamo alcuni strumenti innovativi per il lavoro collaborativo, che possono rivelarsi preziosi durante le attività didattiche. Tutte le modifiche sono memorizzate automaticamente in una sequenza cronologica, grazie alla quale si possono ricostruire nel dettaglio le fasi di sviluppo di un documento. La collaborazione in tempo reale è pienamente supportata: ogni utente collegato riceve un cursore colorato che lo rende immediatamente riconoscibile. Anche i commenti e le proposte di modifica portano con sé
l'identità di chi li ha inseriti, all'interno di veri e propri "fili di discussione" agganciati a porzioni del testo ed è proprio che ancora una volta si richiamo le regole di privacy e correttezza già esplicitate nel paragrafo “Netiquette”.
Moduli
Con Google Moduli si possono creare questionari e/o quiz per raccogliere informazioni o per verificare le conoscenze dei soggetti intervistati. Il modulo preparato può essere inviato sia ad utenti del Dominio che a persone esterne alla scuola. La creazione dei Moduli è riservata, per la didattica delle classi ai soli Docenti lasciando agli Studenti la possibilità di rispondere. Anche la scuola può avvalersi di tale strumento per attività varie.
Nei questionari, ad ogni domanda si può rispondere con liste a scelta multipla o a scelta singola, con risposte aperte brevi o lunghe, e Google Workspace raccoglie le risposte memorizzando l’ora di invio della risposta, fornendo una statistica sulle differenti risposte. Un questionario può essere trasformato in un test (“quiz” in Google) inserendo per ogni domanda la risposta giusta ed i punti assegnati a quella risposta, ed è possibile configurare cosa vede l’intervistato alla fine del test, quante sono le risposte errate, e/o quali sono le risposte giuste e/o i punti ottenuti. Oppure si può scegliere di differire l’invio del risultato del test dopo una correzione manuale.
Maps
Componente per consultare o produrre carte geografiche e topografiche. È abilitato sia per Docenti che per Studenti.
Jamboard
è una lavagna per fare schizzi e collaborare
Altre Componenti non utilizzate
Non sono abilitate altre componenti perché non considerate rilevanti ai fini didattici, anche allo scopo di facilitare per tutti gli utenti, l’acquisizione di una necessaria dimestichezza con lo strumento.
Guida operativa all’accesso del Dominio
L’accesso alla piattaforma Google Workspace è consentito solo al personale e agli studenti dell’I.C. Perco, pertanto si deve disporre di un account @icperco.edu.it.
All’atto del primo accesso, dopo aver accettato le condizioni d’uso ed aver dichiarato di aver preso atto delle policy privacy di Google, occorre generare la propria password personale avendo cura di custodirla con la massima attenzione. E' sufficiente attenersi alla seguente guida per completare la procedura di attivazione.
L’account rilasciato dall’Istituto permette di accedere e utilizzare gli strumenti Google Workspace che la scuola ha attivato.
Le credenziali sono state create come indicato di seguito. A ogni studente e docente è stato assegnato un indirizzo email composto in questo modo:
nome.cognome@icperco.edu.it (per i docenti) e cognome.nome@icperco.edu.it (per gli studenti).
Per gli utenti con nomi e cognomi doppi o tripli l’indirizzo email è formato da
nome1nome2nome3.cognome1cognome2@icperco.edu.it e sono stati eliminati apostrofi e accenti.
Oltre al nome utente è stata assegnata anche una password temporanea che viene comunicata dall'Amministratore. Per accedere al proprio account è necessario accedere al sito www.google.com e premere il pulsante Accedi in alto a destra.
Verrà richiesto di inserire l’indirizzo email (composto come indicato sopra) e inserire la password temporanea. Dopo il primo accesso verrà richiesto di cambiare la password.
Ognuno potrà scegliere una password a piacere con una lunghezza minima di 8 caratteri. Sarà necessario annotare la password definitiva scelta perché servirà per tutti gli accessi successivi.
Se la password definitiva (scelta da ogni utente) dovesse essere in futuro smarrita si potrà richiederne il recupero, contattando l'Amministratore di sistema.